オリジナル紙製品を複数の納品先へ届けるには？店舗別数量・デザイン・配送の整理

1．複数納品を相談する前に決めたいこと

複数の納品先へ届けたい場合、最初に「製作する商品」と「配送の単位」を分けて考えます。同じ商品を数量だけ分けるのか、デザインや仕様も拠点ごとに異なるのかで、確認項目が変わるためです。

製作する紙製品を一覧にする

まず、今回作りたい紙製品をすべて書き出します。

例えば、次のような商品があります。

• オリジナルコースター
• 紙おてふき
• ペーパーナプキン
• テーブルマット
• ポケットティッシュ
• ボックスティッシュ
• 紙エプロン

複数の商品を同時に注文する場合は、商品ごとに仕様、デザイン、数量、使用開始日を分けてください。「各店舗へ一式」とだけ伝えるより、商品単位で整理した方が不足を確認しやすくなります。

納品先を分ける理由を確認する

店舗へ直接納品したい理由によって、適した分け方は異なります。

• 本部に保管場所がない
• 各店舗が独自に在庫を管理している
• イベントの開催日に合わせて会場で受け取りたい
• 新店舗だけ先に商品が必要
• 地域ごとに異なるデザインを使う
• クライアントや取引先へ直接届けたい

理由を確認すると、すべてを同時に送る必要があるのか、一部だけ先に届けたいのかが見えてきます。

一括納品と分納を比較する

複数拠点で使う商品でも、必ず各拠点へ直接届ける必要があるとは限りません。本部や倉庫へまとめて納品し、社内便で配る方が管理しやすい場合もあります。

一括納品と複数納品を比較するときは、次の点を確認します。

• 本部や倉庫に保管スペースがあるか
• 各店舗へ再配送する作業を誰が行うか
• 店舗別に箱を開けて仕分ける必要があるか
• 新店舗やイベントなど、到着日が異なる場所があるか
• 配送に関する費用や条件

配送方法や費用は、商品、数量、納品先数などによって異なるため、見積もり時に確認してください。

最初に配送の目的を整理すれば、「どこへ送るか」だけでなく、「なぜ分けるか」まで共有でき、適した方法を相談しやすくなります。

2．店舗別数量と在庫の分け方

同じ商品を複数の場所へ届ける場合、全体数量を先に決めるのではなく、納品先ごとの使用量を確認してから合計します。

各店舗の使用量を同じ基準で確認する

店舗ごとに、1か月あたりの使用量を確認します。来店客数だけでなく、紙製品を渡す条件も見てください。

例えばコースターなら、すべての飲み物に使う店舗と、特定のメニューだけに使う店舗では必要枚数が異なります。紙おてふきも、全商品へ付けるのか、テイクアウトだけに付けるのかで使用量が変わります。

店舗へ確認するときは、次の項目をそろえます。

• 現在庫
• 1か月の平均使用量
• 繁忙期の使用量
• 次回発注までに必要な期間
• 保管できる箱数の目安
• 新メニューやイベントの予定

各店舗が別の基準で回答すると比較できないため、同じ書式で確認しましょう。

売上規模だけで均等配分しない

全体数量を店舗数で均等に分ける方法は簡単ですが、店舗ごとの使用実態に合わない場合があります。席数、客層、提供メニュー、営業日数、イベントの有無を考慮します。

使用量が多い店舗には多めに、保管場所が小さい店舗には使い切れる量を送るなど、現場に合わせて配分してください。

予備在庫をどこに置くか決める

全体の予備分を各店舗へ少しずつ置くのか、本部でまとめて保管するのかを決めます。

本部に予備を置けば、不足した店舗へ融通しやすくなります。一方、配送に時間がかかる地域や、イベントで急に使用量が増える店舗では、現地に予備を持つ方が安心です。

予備分を含めた数量なのか、通常使用分だけなのかを管理表に明記すると、二重計上を防げます。

箱単位と端数の扱いを確認する

商品によって、製作数量と店舗への振り分け単位が異なる場合があります。「A店に必要な分だけ細かく分けられる」とは限らないため、希望する配分を提示し、対応可能な単位を見積もり時に確認しましょう。

数量は合計だけでなく、誰がどこで使うかまで決めて初めて運用できる数字になります。

3．共通デザインと拠点別デザインの整理

複数拠点で使う紙製品には、全店共通のデザインと、店舗ごとに一部を変えるデザインがあります。見た目が似ているほど取り違えに気づきにくいため、データの管理方法が重要です。

全店共通デザインが向いているケース

ブランドロゴや共通メッセージだけを入れたデザインは、在庫を店舗間で融通しやすい点がメリットです。

次のような場合に検討しやすいでしょう。

• 全店舗で同じブランド名を使用している
• 予約や問い合わせを共通ページで受けている
• 店舗ごとの住所や電話番号を載せない
• 新店舗が増える可能性がある
• 本部で在庫をまとめて管理したい

特定店舗の情報を載せない分、長く使いやすいデザインにできます。

店舗別デザインが向いているケース

店舗名、地域名、QRコード、キャンペーンなどを変えたい場合は、店舗別デザインを検討します。

ただし、すべてを別々に作る必要はありません。共通するロゴや基本レイアウトを固定し、店舗情報だけを差し替える方法もあります。

変更する項目を次のように整理します。

• 共通：ブランドロゴ、背景色、基本レイアウト
• 店舗別：店舗名、住所、電話番号、QRコード
• 期間限定：キャンペーン名、開催日、案内文

どの部分が共通で、どの部分が変わるかを最初に決めると、校正時にも比較しやすくなります。

ファイル名と管理表を対応させる

「コースター最新」「新しい店舗用」といったファイル名では、納品先との対応が分かりません。

次の情報をファイル名へ入れると整理しやすくなります。

• 商品名
• 店舗名または拠点名
• デザインの種類
• 更新日または版番号

管理表に同じファイル名を記載し、店舗名・数量・納品先とひも付けます。デザイン画像を縮小して一覧へ入れると、文字だけでなく見た目でも確認できます。

QRコードと店舗情報は個別に確認する

店舗ごとにQRコードを変える場合は、すべてのコードをスマートフォンで読み取ります。リンク先の店舗名、予約ページ、電話番号などが、紙製品に記載した情報と一致しているか確認してください。

一つのデータをコピーして作ると、前の店舗の情報が一部残ることがあります。校正では変更箇所だけでなく、変更しないはずの部分も含めて確認します。

複数デザインでは、見た目を作る作業より「どのデータをどこへ何枚送るか」を結び付ける作業が重要です。

4．住所・担当者・希望日の管理方法

複数納品先では、住所の誤り、受取担当者の不在、希望日の認識違いを防ぐ必要があります。各情報をメール本文へ分散させず、一つの一覧にまとめます。

納品先一覧に入れたい項目

納品先ごとに、次の項目を記載します。

• 会社名・店舗名・施設名
• 郵便番号
• 住所
• 建物名、階数、部屋番号
• 電話番号
• 受取担当者名
• 商品名
• デザイン名
• 数量
• 希望納品日
• 受取可能な曜日や時間帯
• 搬入口などの注意事項

住所は以前の発注書をそのまま使わず、現在の正式な情報を各拠点へ確認します。移転直後や新店舗では、建物名やフロアの記載漏れに注意してください。

表記を統一する

店舗名が社内で略称になっている場合、伝票に使う正式名称と一致しないことがあります。管理表では正式名称を使い、必要であれば社内での呼び名を別欄に記載します。

数量の単位も「枚」「箱」「セット」が混在しないようにします。合計欄を設け、各納品先の数量を足した値が発注総数と一致するか確認してください。

納品希望日と使用開始日を分ける

「イベントは20日だから20日に届けばよい」と考えると、準備する時間がありません。実際に使用する日とは別に、検品や店舗内での配布準備に必要な日数を考え、納品希望日を設定します。

新店舗で使う場合は、開店日だけでなく、スタッフ研修やプレオープンで使う可能性もあります。最初に使用する日を確認してください。

社内の最終確認者を決める

各店舗から個別に修正が届くと、どの情報が最新か分からなくなります。本部や発注担当者が内容をまとめ、最終版を一つにしてください。

店舗へ確認する担当者、デザインを承認する担当者、数量を決める担当者、最終発注をする担当者を明確にすると、修正の行き違いを減らせます。

一覧の目的は、書類を増やすことではありません。商品・数量・デザイン・納品先・希望日を一行で確認できる状態を作ることです。

5．見積もりから納品後までの進め方

複数納品先への配送は、発注時だけでなく、校正、発送、受け取り後の確認まで流れを決めておくとスムーズです。

見積もり時に伝える内容

最初の相談では、次の情報を分かる範囲で伝えます。

• 製作したい紙製品
• デザインの種類数
• 総数量
• 納品先数
• 納品先ごとの数量
• 希望納品日
• データの有無
• 過去の受注番号
• 分納や複数配送を希望する理由

住所の最終確認が済んでいなくても、納品先の件数と地域が分かれば、相談の入口になります。配送方法や費用は条件によって異なるため、正式な見積もりで確認してください。

校正と数量表を同時に確認する

デザインだけを先に承認すると、後からどの店舗へ何枚送るのかが曖昧になる場合があります。校正時には、デザイン名と納品先一覧を並べて確認します。

確認する順番を決めておくと便利です。

1. デザイン内の文字とロゴを確認する
2. デザイン名と店舗名の対応を確認する
3. 店舗別数量を確認する
4. 納品先住所と担当者を確認する
5. 希望納品日を確認する
6. 全店舗の数量合計と発注総数を照合する

複数人で確認する場合も、修正指示は一人が取りまとめます。

発送後の連絡方法を決める

各店舗へ直接届く場合は、発送予定を誰から店舗へ伝えるのかを決めます。受取担当者が知らなければ、届いた箱が一時的に放置される可能性があります。

店舗へは、到着予定、商品名、箱数、使用開始日、保管場所を伝えます。納品後に数量を確認し、問題があれば本部や発注担当者へ連絡できる流れも共有しましょう。

次回注文に使える記録を残す

今回作った管理表へ、実際の発注日、受注番号、納品日を追記して保管します。次回は同じ表を複製し、数量や変更点だけを更新できます。

完成品もデザインごとに一枚保管し、使用したデータ名と対応させてください。どの店舗がどのデザインを使っているかを残すことで、増刷や新店舗追加にも対応しやすくなります。

複数納品は一度整理すれば、次回の注文にも使える仕組みになります。今回だけの配送表ではなく、在庫とデザインを管理する台帳として残しましょう。

6．複数納品先への配送でよくある質問

複数の店舗へ直接納品できますか

マスプロックでは複数の配送先について相談できます。商品、数量、納品先数などによって対応方法や費用が異なるため、見積もり時に納品先ごとの数量を伝えて確認してください。

店舗ごとに数量を変えられますか

希望する配分を一覧にして相談してください。商品の梱包単位や条件によって分け方が異なる場合があるため、店舗別数量を決めたうえで対応可能な単位を確認します。

店舗ごとに異なるデザインを作れますか

共通部分と変更部分、デザイン数、各デザインの数量を整理してください。店舗名、QRコード、地域名などを差し替える場合は、データ名と納品先をひも付けた一覧があると確認しやすくなります。

本部用の予備も一緒に注文できますか

各店舗分とは別に、本部や倉庫で保管する予備数量を管理表へ記載してください。店舗配布分と予備分を分けて合計すると、二重計上を防げます。

納品日を店舗ごとに変えられますか

希望日は最初の相談時に伝えてください。製作や発送の条件によって対応が異なります。使用日ではなく、検品や準備に必要な日数を含めた納品希望日を設定しましょう。

まとめ

オリジナル紙製品を複数の納品先へ届けるときは、住所だけを並べるのではなく、商品、デザイン、数量、希望日を一つの一覧で結び付けることが重要です。

まずは納品先ごとに「何を・どのデザインで・何枚・いつまでに必要か」を一行ずつ書き出してみてください。合計数量と一致するか確認すれば、見積もり時に必要な情報が整理できます。

マスプロックでは、オリジナルコースター、紙おてふき、ペーパーナプキン、テーブルマットなどの製作と、複数納品先への配送について相談できます。

店舗数や数量がまだ確定していない場合も、予定している商品、納品先数、使用開始日を伝えるところから始められます。複数店舗やイベント会場への納品を検討している方は、無料見積もりからご相談ください。

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